Abogados y gestión del tiempo.

Todos los años, al inicio del curso judicial me propongo implementar cambios en mi manera de trabajar, para conseguir no estancarme y evolucionar. Intento trasladar a mi manera de trabajar y a mi despacho ideas, elementos que a mi juicio pueden aportar una mejora a mi trabajo en lo que a mí se refiere o al servicio que doy a los clientes.

Este septiembre he optado por seguir el consejo de Luis Abeledo, acerca de tener una mesa totalmente despejada, y reconozco que funciona, y a raíz de una conversación en twitter me han convencido para que escriba un post sobre algunos truquillos que uso habitualmente para hacer una buen gestión del tiempo.

Que conste que estos pequeños procesos que he implantado, son fruto de leer mucho sobre el tema, y poner en práctica mediante ensayo y error,  que sufren variaciones con respecto a quien los utilice, los comparto por si pueden ser útiles, espero que sí.

Actualmente la gestión del tiempo es algo fundamental, tanto en grandes organizaciones como en despachos individuales, y con lo achuchada que está la profesión, es preciso tener este tema muy afinado para poder llevar el máximo de asuntos posibles “gastando” el tiempo estrictamente necesario. En definitiva, ser más eficientes y más competitivos, y que además nos llevará a reducir nivel de stress y ajustar horarios de trabajos, conciliar vida familiar y de ocio.

La organización de un despacho de abogados, y la gestión del tiempo debería ser materia casi obligatoria en las Facultades de Derecho, máxime cuando la inmensa mayoría de los abogados ejercemos en despachos pequeños  con poquitos compañeros o individualmente.

Me gustaría dividir la gestión del tiempo en 3 áreas importantes, entrelazadas y transversales, pero cada una con su tipología, recursos y soluciones que serían, las reuniones, la mesa del despacho y las salidas del despacho.

LAS REUNIONES. No entiendo al Hombre-Reunión, que lo soluciona todo a base de reuniones. En la era de las comunicaciones no me explico que tengamos que juntarnos físicamente a hablar algo (con el gasto de tiempo que supone) si se puede solucionar en muchas ocasiones con cualquiera de los múltiples medios que pone la tecnología a nuestra disposición, email, videoconferencia, llamada de teléfono. En definitiva, en mi opinión hay que evitar las reuniones superfluas, y muchas lo son. Evidentemente hay ocasiones en que no queda más remedio y además es lo idóneo concertar reunión, para estos casos me gusta seguir unas pautas (a partir de este punto es cuando pensaréis: “vaya con este chiflado deberíamos internarlo en un psiquiátrico”)

1. Intento programar las reuniones preferentemente por la mañana, pero no a primera hora, es preferible pasar por el despacho temprano y revisar urgencias, hacer lo imprescindible para encaminar el día. Si estoy en una reunión pensando lo que tengo pendiente de hacer no me centraré y estaré deseando terminarla.

2. Evito los viernes (en la medida de lo posible), incluso también los lunes por la mañana . Para cerrar un acuerdo nunca un viernes, a veces es preciso “rematarlo” al día siguiente, y un fin de semana por medio puede hacer perder el tiempo invertido, debido a cambios de parecer y consultas con la almohada de las partes,  y necesitar una renegociación. Además si la materia es densa el cansancio acumulado de la semana puede hacer la reunión menos productiva, más larga y con menos o peores resultados.

3. Teléfono móvil apagado. Las interrupciones pueden hacer tediosa una reunión, sin contar con la falta de respeto a los interlocutores, pero incluso si la reunión es informal con un equipo de trabajo, es conveniente evitarlo y fomentar la concentración. Bolígrafo y papel para tomar notas, nada de dispositivos electrónicos siempre que sea posible.

4. Objeto de la reunión muy determinado. No me gusta reunirme para tratar varios temas o asuntos, muchas veces se tratan con poca profundidad, se quedan extremos sin estudiar, y puede eternizar la sesión.

5. Preparación y puntualidad. Es vital llevar la reunión bien preparada, para evitar divagaciones, consultas de datos e incluso concertar una nueva reunión para terminar la reunión y disparates similares. Intento puntualidad extrema y lo hago saber, me sirve gestionar anticipadamente el resto de de la agenda de ese día.

6. En las reuniones con clientes es importante limitar la duración de las reuniones, ya sabemos que algún cliente en su afán por explicarnos las cosas se “entretiene o extiende demasiado”, o incluso aprovecha para hacer alguna consulta extra. En este caso sin descuidar la correcta atención, intento que sean cortas y muy concisas, primero porque gastamos más tiempo del necesario y segundo porque un caudal excesivo de información técnica no es asimilado por el cliente,. Intento enseñar a los clientes a resolver esas pequeñas dudas vía correo eléctronico, que siempre nos resultará más ágil para ambas partes. A mí me funciona.

LA MESA DEL DESPACHO. Es la casa del abogado. Pasa gran parte de su vida en la mesa de su despacho. Podría decirse que es como nuestro coche de carreras, y nosotros el piloto, cuanto mejor puesta a punto tengamos nuestra mesa más posibilidades de éxito tendremos. Sobra decir que lo ideal es cuidar la luz y ruidos, y tener unas horas (al menos una) en las que no se produzcan interrupciones. En este sentido mis claves para mejor eficiencia son:

1. Mesa despejada. En este sentido he seguido, como adelanté, la recomendación del gran compañero Luis Abeledo acerca de tener la mesa completamente despejada, únicamente con el expediente que tengamos entre manos. Evitar tener carpetas con expedientes u otros documentos pendiente de archivo o revisión, y también hay que extender esto a la “decoración” y útiles de escritorio, los necesarios y ordenados. Me ha funcionado. Menos distracción, más concentración, ayuda a evitar el “modo multitarea”. Si mantenemos la mesa “limpia” evitaremos usar tiempo en ordenarla y al llegar por la mañana nos pondremos inmediatamente al lío.

2. Regla de los dos minutos. Esta regla ayuda, además de a tener la mesa despejada, a no acumular tareas, o de acumularlas hacerlo de modo ordenado. Consiste en verificar si una acción o tarea más o menos rutinaria puede hacerse en menos de 2 minutos, en caso de ser así, la haremos en ese instante puesto que de dejarla para más tarde, el tiempo que utilizaremos para efectuarla será mayor. Por ejemplo, si al llegar por la mañana y revisar correos, fax, o correo postal encontramos un email que en lugar de archivarlo en pendiente de respuesta podemos responder en menos de 2 minutos, es más efectivo hacerlo en ese momento, rescatarlo más adelante casi siempre nos supondrá gastar más tiempo.

3. No al modo multitarea. No somos máquinas, cuando estamos atendiendo a varias cosas al mismo tiempo perdemos concentración y eficiencia, es indiscutible que a lo largo del día sufrimos multitud de interrupciones, eso no significa no atender a llamadas, sino evitar el salto de un asunto a otro, dejando acciones inconclusas, perdemos el hilo y gastamos tiempo volviendo a centrarnos en la tarea anterior.

4. Prioridades. Conseguir optimizar el tiempo, conlleva necesariamente priorizar correctamente, y casi de manera automática los asuntos, temas o tareas a realizar, muchas veces con imprevistos. Resulta práctico diferenciar lo urgente (algo que requiere nuestra atención inmediata) de lo importante (acciones que son capitales para nuestro trabajo), para llegar a un equilibrio que nos permita avanzar en desarrollo nuestro trabajo, e identificar tareas secundarias que se atenderán en su debido momento. Es interesante elaborar listas de tareas, para ir abordándolas en función de la prioridad o importancia otorgada, para esto hay apps para tablets y smartphones muy interesantes, pero el tema es tan amplio que es mejor abordarlo específicamente en otro post.

Un truco que uso para esas tareas que tienes siempre en mente, pero que no tienen vencimiento o fecha límite y se van postergando indefinidamente, es crear una lista “HAY QUE”, posiblemente sea más fácil acometer esa tarea si damos un primer paso y la anotamos, y nos obligamos a ir despejando esa lista.

5. Agenda. Imprescindible buena gestión de la agenda, ya no sólo para los señalamientos y plazos judiciales, sino para a la hora de organizarnos conocer cuanta carga de trabajo podemos soportar en según qué horas. Acostumbrarnos a la puntualidad, salvo en el caso de los Juzgados que sabemos que es imposible, e intentar realizar un cálculo previo del tiempo disponible cada día para las tareas agendadas, y así evitar no saturarnos con demasiada carga de trabajo que redundaría en agobio menor rendimiento. Yo tengo la costumbre (más bien manía) heredada del siglo pasado de mantener siempre una agenda en formato papel abierta en la mesa, me ayuda a visualizar el día.

6. Regla de los cuadrantes. Es una regla para organizar la mesa una vez que la tenemos algo descuidada o con montañitas de documentos y expedientes. Se trata de dividir la mesa en 4 cuadrantes y clasificar todo lo que tengas en la mesa en las siguientes categorías con objeto de darle salida y evitar que sigan ahí.

a) Tirar. Todo aquello que no nos será de utilidad, desde aquél articulo impreso que se nos quedó bailando en la mesa hasta aquella sentencia de referencia de la que ya tenemos copia en formato digital.

b) Archivar/trasladar. Todo aquello que se deba archivar, o que se deba delegar o pasar a otra persona para que lo haga o gestione.

c) Importante. Debemos ser cuidadosos, no todo es importante, únicamente aquello que merezca nuestra atención.

d) Pendiente. Todo aquello que no podamos archivar, ni tirar y que no sea importante, pero que siga pendiente de llevar a cabo algún tipo de tarea o acción.

Es importante ser muy estricto en las categorías. Una vez organizados los documentos, y efectuada la acción correspondiente tendremos la mesa despejada.

SALIDAS DEL DESPACHO (Juzgados y análogos). Por último, el punto que más se nos escapa de las manos y más díficil de controlar por parte del abogado, las salidas del despacho, los pasillos, el tiempo muerto que pasamos en los Juzgados y en las dependencias de otros organismo o instituciones, esperando para entrar en Sala de vistas, o aguardando nuestro turno. Al no depender de nosotros, es complicado, la mayoría de las veces imposible, estimar el tiempo que necesitaremos, y lo ideal es llevar lectura pendiente (expedientes, sentencias…), gestionar la agenda del día o días siguientes, contestar clasificar correo electrónico recibido etc.

Es evidente que estos consejos o trucos están pensados, al igual que los experimentos en laboratorio, en condiciones ideales, el ritmo de trabajo diario se encuentra muchas veces marcado por imprevistos, y no siempre es fácil aplicar estos criterios, pero es cierto, que poco a poco se van adquiriendo ciertas costumbres que nos facilitan mucho la optimización del tiempo, de manera que llega un momento en que se hacen de modo natural.

Todos tenemos nuestra manera de trabajar, y de luchar contra la procastinación,  y entiendo que a veces es complicado implementar ciertas medidas por la propia vorágine del día a día, sólo espero que puedan servir de ayuda por mínima que sea.

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Acerca de Raúl G. Gámez

Abogado.
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8 respuestas a Abogados y gestión del tiempo.

  1. pilar dijo:

    Muy acertados los consejos. ALgunos de ellos también les he dado las mismas soluciones. Agenda uso la de google que me manda una alarma al móvil cada día con lo cotidiano.

  2. Dramón dijo:

    Excelente, Raúl. Te ha faltado decir, aunque debe de darse por sobreentendido, supongo, que de casa se viene “meado y …”

  3. Muchas gracias por tu artículo y los consejos compañero. Nunca va mal recordar ciertos puntos.

  4. Luci dijo:

    Muy bueno el artículo, algunos puntos intentaré llevarlos a cabo desde ya…Al fin y al cabo, propones aplicar grandes dosis de sentido común en la gestión de nuestro -escaso- tiempo. Gracias, me gusta tu blog!

    • Gracias. Realmente se trata de rutinas que ayudan mucho, cuánto más implementadas las tengamos mejor reaccionaremos a los imprevistos, y se optimiza mucho en el día a día. Me alegro de que te guste el blog.

  5. Pingback: Abogados y gestión del tiempo. | Blog de...

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